Integritetspolicy

Version 2.2

Innehåll

1         Om Suntarbetsliv
2        Ramverket för skydd av personuppgifter
3        Insamling och behandling av personuppgifter
4        Ändamål
5        Säkerhet och överföring
6        Rättigheter som registrerad
7        Kakor
8        Tillsynsmyndighet
8        Kontakt

1 Om Suntarbetsliv

Suntarbetsliv drivs gemensamt av de fackliga organisationerna och arbetsgivarorganisationerna SKR och Sobona. 

Parterna är:

  • Akademikeralliansen
  • Akademikerförbundet SSR
  • Kommunal
  • Ledarna
  • Sveriges Lärare
  • Sobona
  • Sveriges Kommuner och Regioner
  • Sveriges läkarförbund
  • Vision
  • Vårdförbundet

Suntarbetsliv bidrar till friska arbetsplatser inom kommuner, regioner och kommunala företag. Här finns stöd i form av kunskaper, verktyg och metoder för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete, baserat på forskning och beprövad erfarenhet.   

På suntarbetsliv.se hittar du mer information om oss och det vi gör.  

2 Ramverket för skydd av personuppgifter

Din integritet är viktig för oss och vi följer gällande lagstiftning för att skydda dina personuppgifter. Integritetspolicyn kompletteras av policy för webbkakor och ibland ytterligare information vid registrering för vissa tjänster, verktyg eller beställning av material. Aktuell version av integritetspolicyn finns tillgänglig på suntarbetsliv.se. Notera att ändringar kan ske över tid. Integritetspolicyn omfattar enbart Suntarbetsliv och gäller således inte länkade sidor utanför Suntarbetslivs domän och kontroll.

3 Insamling och behandling av personuppgifter

Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera eller kopplas till en person är personuppgifter, tex namn, foto, adress etc. En person vars information Suntarbetsliv samlar in kallas en registrerad. Det är viktigt att personen själv samtycker till att bli registrerad, om registreringen sker av någon annan, t.ex. en chef som registrerar anställd.

Suntarbetsliv behandlar personuppgifter för ett flertal olika grupper, såsom användare av våra verktyg, beställare av material, prenumeranter av nyhetsbrev, respondenter i undersökningar, besökare på suntarbetsliv.se, medarbetare och kontaktpersoner hos leverantörer. Suntarbetsliv är personuppgiftsansvarig för insamling av information från de olika grupperna, men i vissa fall använder vi oss av underleverantörer, vilka då är personuppgiftsbiträden.

Information som samlas in är exempelvis namn, e-postadress, adress, telefonnummer, IP-adress, inloggningsuppgifter (för tjänst som kräver det), roll, verksamhet och åsikter om verktyg.

Personuppgifter samlas till exempel in via webbkakor, via tillägg på suntarbetsliv.se, när du registrerar dig för att använda våra verktyg, vid prenumeration på nyhetsbrev eller om du anmäler dig att ingå i en målgruppsundersökning eller söker jobb hos oss. I vissa fall tar vi också emot medlemsregister från organisationer inom offentlig sektor för att utföra undersökningar.

Dina uppgifter lagras bara så länge som krävs för att utföra våra tjänster eller så länge som det föreskrivs enligt lag. I vissa fall, exempelvis vid svar i undersökningar, kommer dina data att avidentifieras för att kunna vidarebehandlas utan att de kan länkas till dig.

4 Ändamål

För alla personuppgiftsbehandlingar krävs laglig grund och ett syfte.

Laglig grund bestämmer för vilka ändamål personuppgifter får samlas in. I många fall frågar vi om samtycke för att behandla personuppgifter. Ett samtycke kan när som helst återtas av dig som registrerad. Vid insamling av känsliga personuppgifter, t.ex. rörande hälsa, inhämtar vi ett särskilt samtycke.

Ibland behandlas personuppgifter för att kunna fullgöra skyldigheter enligt avtal eller till följd av en rättslig förpliktelse. När uppgifter krävs av dessa skäl informeras du om varför uppgifterna behövs.

I ett visst antal fall har Suntarbetsliv gjort bedömningen att det föreligger ett berättigat intresse för personuppgiftsbehandling.

Vi behöver dina personliga uppgifter för följande ändamål:

  • Om du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev (t.ex. ditt namn och e-postadress)
  • För att bearbeta dina beställningar av material via suntarbetsliv.se (t.ex. ditt namn, arbetsgivare och adress)
  • För att via SMS kunna avisera om leveransstatus för dina beställningar av material (t.ex. ditt mobilnummer)
  • För att kunna säkerställa att du arbetar inom kommun, region eller kommunalt företag (t.ex. namn, arbetsgivare, organisationsnummer och organisationstyp)
  • För att kunna kontakta dig för att utvärdera och förbättra våra verktyg (t.ex. telefonnummer, adress och e-postadress)
  • För att kunna skapa konto på ”Min sida” och där skapa och hantera enkäter i vissa av våra verktyg som t.ex. Bättre möten och Chefoskopet (t.ex. namn, e-postadress och roll/funktion)
  • För att kunna analysera och förse Suntarbetslivs parter med information om vilka som använder våra verktyg (t.ex. roll/funktion, arbetsgivare och organisation)
  • Om du vill söka jobb hos oss (t.ex. ditt CV innehållande namn, telefonnummer och e-postadress)

Nedan följer några ytterligare ändamål som beskrivs i mer detalj.

4.1 Personuppgiftsbehandling vid kontakt med Suntarbetslivs medarbetare via e-post

Vid kontakt med Suntarbetslivs medarbetare via e-post behandlar vi och lagrar de uppgifter du angett med stöd av intresseavvägning. Personuppgifter är e-postadressen (e-postadress som baseras på ett namn) plus de uppgifter som anges frivilligt i e-postmeddelandet. Vi avråder från att skicka känsliga uppgifter, t.ex. om hälsa och personliga arbetsmiljöförhållanden samt personuppgifter gällande tredje person

4.2 Personuppgiftsbehandling vid kontakt med Suntarbetsliv via e-post och ärendehanteringssystem

Vid kontakt med Suntarbetsliv via webbplatserna suntarbetsliv.se och suntarbetsliv.freshdesk.com eller e-postadressen fraga@suntarbetsliv.se hanteras ditt ärende via ärendehanteringssystemet Freshdesk.  

Tjänsten Freshdesk erbjuder personlig inloggning och möjlighet att själv kontrollera sina ärenden och personliga uppgifter. E-postadressen sparas alltid för att kunna koppla ärende till avsändare, namn krävs också när man loggar in. Ytterligare personuppgifter så som telefonnummer går att skriva in men är frivilligt. I övrigt finns inga andra personuppgifter lagrade i systemet utöver det som anges frivilligt i ärendet. Vi avråder från att skicka känsliga uppgifter, t.ex. om hälsa och personliga arbetsmiljöförhållanden samt personuppgifter gällande tredje person. 

Freshdesk Privacy – https://www.freshworks.com/privacy/ 

4.3 Personuppgiftsbehandling vid anmälan och deltagande i digitala seminarier

När du anmäler dig till ett av våra digitala seminarier hanteras och lagras dina personuppgifter i Microsoft Teams (anmälan och genomförande av seminarier) och Ungapped (inbjudan och utvärdering/uppföljning av seminarier). Det görs utifrån den lagliga grunden intresseavvägning. Syftet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna se om deltagarna arbetar inom kommun, region eller kommunalt företag samt administrera seminarierna inför och efter genomförandet. De inspelade seminarierna görs även publika via Youtube och suntarbetsliv.se men inga av deltagarnas personuppgifter hanteras eller är synliga i dessa plattformar. Personuppgifterna i Microsoft Teams och Ungapped lagras inte längre än 6 månader.

4.4 Personuppgiftsbehandling inom ramen för Studio Friskfaktor 2023

När du anmäler dig till den digitala programserien om friskfaktorer lagras de personuppgifter du uppger vid anmälningstillfället i programmet Ungapped. Syftet med lagringen är att kunna administrera anmälan och inbjudan samt kommunicera med anmälda inför och efter varje tillfälle. Uppföljningen sker efter varje tillfälle men inte senare än 6 månader. Uppföljningen syftar till att kunna ge ytterligare stöd till hur man kan arbete med friskfaktorerna.
I Ungapped lagras personuppgifterna 6 månader efter sista tillfället sedan raderas de om du inte har valt att anmäla dig till en annan av våra tjänster, t.ex. vårt nyhetsbrev.

4.4.1 Samarbete med utvärderingsföretag för Studio Friskfaktor 2023

För att utvärdera programserien om friskfaktorer kommer Suntarbetsliv samarbeta med ett utvärderingsföretag. Det innebär att om du vid anmälningstillfället samtycker till att delta i en utvärderingsinsats kommer dina personuppgifter delas med det företaget. Hanteringen av personuppgifterna regleras då via ett personuppgiftsbiträdesavtal men Suntarbetsliv är ytterst ansvarig för hanteringen och raderingen av dina personuppgifter.

4.5 Personuppgiftsbehandling inom ramen för utbildningen Friskfaktorsteget

När du anmäler dig till utbildningen Friskfaktorsteget delar du dina personuppgifter med Suntarbetsliv. Denna hantering sker utifrån den rättsliga grunden intresseavvägning och med stöd av programmet Ungapped. Syftet med att lagra personuppgifterna är att kunna administrera utbildningen innan, under och efter genomförandet. I Ungapped lagras personuppgifterna 6 månader efter sista tillfället sedan raderas de om du inte har valt att anmäla dig till en annan av våra tjänster, t.ex. vårt nyhetsbrev.

5 Säkerhet och överföring

Suntarbetsliv vidtar och uppdaterar kontinuerligt lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas från otillåten åtkomst, ändring eller radering. Exempelvis skyddas alla uppgifter du lämnar via suntarbetsliv.se med hjälp av kryptering. SSL står för Secure Sockets Layer och är en standard som skyddar den information som skickas mellan webbanvändare och Suntarbetsliv.

Dina personuppgifter behandlas av Suntarbetsliv och dess underleverantörer, i enlighet med det ändamål för vilket de samlats in. Där personuppgifter hanteras av en underleverantör (ex drift av suntarbetsliv.se) upprättas personuppgiftsbiträdesavtal som begränsar tillåten behandling i enlighet med instruktioner från Suntarbetsliv och garantier om fullgott informationssäkerhetsskydd.

Suntarbetsliv förmedlar aldrig dina uppgifter till tredje part i kommersiella syften. Information som vidarebefordras till tredje part, till exempel speditörer i samband med leveranser av gods, används endast för att leverera beställda produkter till dig.

I händelse av begäran från myndighet eller polis, rörande lagstadgad skyldighet eller myndighetsbeslut, kommer uppgifter att lämnas till annan part.

Personuppgifter kan komma att överlåtas vid en omfattande omorganisation där Suntarbetsliv helt eller delvis skulle ingå i annan verksamhet.

6 Rättigheter som registrerad

Suntarbetsliv ser till att den egna organisationen och i tillämpliga fall personuppgiftsbiträden efterlever riktlinjer och avtal för behandling av personuppgifter.

Om du vill veta vilka personuppgifter som Suntarbetsliv behandlar om dig kan du begära ett utdrag som visar vilken information som kan kopplas till dig. Den första begäran om utdrag är kostnadsfri, därefter kan administrativa kostnader tillkomma.  Om någon uppgift inte är korrekt eller om du vill ändra någon uppgift, kan du begära rättelse.

Om du vill att vi raderar information om dig, kan du begära radering. Observera att uppgifter som inhämtats med stöd av avtalsförpliktelse eller rättslig förpliktelse inte kommer att raderas.

För behandlingar du samtyckt till kan du begära att ingen vidare (dvs ej retroaktiv) behandling sker. Det skulle kunna vara deltagande i målgruppsundersökning.

Om du vill att vi överför information om dig som vi behandlar baserat på samtycke eller avtalsfullgörelse, kan vi överföra denna information till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Om du vill inkomma med en begäran behöver denna göras skriftligt och innehålla:

  • Ditt namn
  • E-postadress du registrerat
  • Din signatur

En bekräftelse på att vi mottagit din begäran kommer att skickas till din e-postadress. En begäran ska tillgodoses inom en månad från det att den inkommit. I undantagsfall kan det hända att tiden behöver förlängas upp till 3 månader. I så fall informeras du om detta. Om en begäran inte kan tillmötesgås eller om du inte finns registrerad så kommer du att informeras.

I samtliga informationsutskick från Suntarbetsliv ska det finnas en länk där du enkelt kan avregistrera dig från ytterligare utskick Om du fått utskick som du inte begärt eller inte längre vill ha och det inte finns en länk för avregistrering, räcker det att du skickar e-post från aktuell e-postadress till integritet@suntarbetsliv.se.

7 Webbkakor

För gällande policy angående webbkakor se suntarbetsliv.se/kakor

8 Tillsynsmyndighet

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig tillsynsmyndighet avseende Dataskyddsförordningens tillämpningsområde. Det innebär att du som registrerad kan vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att personuppgifter hanteras på ett felaktigt sätt.

9 Kontakt

Vid frågor kan du kontakta ansvarig för integritetsskyddsfrågor på Suntarbetsliv genom att skicka e-post till integritet@suntarbetsliv.se.

Observera att vi inte tar emot begäran för registrerades rättigheter via e-post eller telefon. Detta för att skydda din integritet och förhindra otillbörlig åtkomst.