Ständiga förändringar på jobbet kräver att anställda hinner med att förstå och bearbeta det nya. Men det går att träna sig i att tänka nytt. Ge hjärnan tid för att bli trygg, säger förändringskonsulten PO Åhman.
För att vi ska klara av att hantera snabba förändringar behöver vi förstå hur hjärnan hanterar nya impulser. Det berättade PO Åhman på ett seminarium på Kunskapsdagarna i Lund. Han jobbar som konsult med fokus på förändrings – och utvecklingsarbete.
– Att förstå är för hjärnan vad jogging är för kroppen. Med allt vi ska förstå idag behöver hjärnan jogga hela tiden och den blir trött av det.
När vi ska lära oss något nytt vill hjärnan förstå vad det är som händer. Den letar efter igenkänning, eftersom det skapar trygghet. När det blir för mycket att förstå hamnar hjärnan i ett läge som säger: ”jag skiter i det här”. Istället för att ta in det nya försöker den då att hitta tillbaka till det som är tryggt genom att trilla in gamla, välkända tankemönster.
– Hjärnan kämpar med att minska gapet mellan det nya och det gamla och det pågår hela tiden en kamp mellan de två, säger PO Åhman.
Ny tanke tar längre tid att tänka
Enligt honom tar det 0,1 sekund för hjärnan att tänka en gammal och invand tanke, men o,3 sekunder att tänka en ny.
– Är det något att bråka om kan man fråga sig? Ja, för hjärnan är det så eftersom den är lat.
Han målar upp en bild av länkar i hjärnan. Våra gamla, välkända tankar är tjocka länkar. De består av tankar som vi har tänkt många gånger och känner igen. Det gör att kopplingen mellan tanke och handling ofta går per automatik. Därför blir det så lätt för oss att köra på i gamla spår. När vi ska tänka nytt är det däremot mycket mer ansträngande. Länkarna är väldigt tunna, om det överhuvudtaget finns någon alls.
– Genom att dra ned på tempot skapar vi möjlighet att skapa nya länkar i hjärnan.
Den extra tiden ger oss en möjlighet hjälpa våra hjärnor att bearbeta och anpassa oss till nya förutsättningar.
Ta hänsyn till olikheter
Prova tanken och våga vara nyfiken
PO Åhman tycker att det är viktigt att förstå att det finns skillnader i hur vi hanterar förändringar. För vissa känns omorganisationer som hela havet stormar, och de reagerar även om det bara handlar om att möblera om på kontoret. Andra rycker på axlarna.
– Jag tycker att man behöver ta större hänsyn till när det gäller alla förändringar, även på jobbet.
PO menar att det är vanligt att ledningen väljer lösningar eller arbetssätt som man förutsätter ska fungera för alla, utan att ta hänsyn till hur snabbt olika människor kan ta till sig ny stimuli.
– Vid förändringsarbete tar de ofta ett ”grepp” och säger: ”Här är vi – hit ska vi – och resan ska göras så här.”
Ofta utgår de från en modell som i stora drag går ut på att ledningen har haft lång tid på sig att analysera och strukturera upp förändringen. Dessvärre får medarbetarna ofta betydligt kortare tid på sig. De informeras och därefter är det tänkt att man ska genomföra förändringen.
– I teorin är det säkert rätt det man ska göra. Men det man missar är att förändring inte är en resa som går i ett rakt streck från a till b. Det är en kurva.
PO Åhman kallar botten eller dippen på kurvan för ”förlorarfällan”. I den hamnar man när man inte förstår och behöver få ställa frågor både till sig själv och andra, och bearbeta information eller nya impulser. Genom att ge tid till den dippen är det större chans att alla medarbetare är med på tåget då det går, alltså när förändringen väl ska genomföras.
– Tyvärr är det vanligt att chefer inte ger sina medarbetare den tiden, utan går för fort fram med att verkställa förändringarna. Jag menar att det är en fördel på långsikt att ge alla tid till att arbeta med attitydförändringarna.
Förändringskommunikation A och O
Om ledningen i ett tidigt skede ger medarbetarna den information de behöver för att skapa sig en förståelse får hjärnan de förutsättningar den behöver för att hinna förstå vad som händer och att minska gapet mellan det nya och gamla.
– En bra kommunikation som tydliggör bakgrunden till förändringen och syftet ökar medarbetarnas förståelse. Det är inte samma sak som att acceptera, men alla får en möjlighet att fundera över det som ska ske.
PO Åhmans erfarenhet är att att det är framför allt tre frågor som de anställda funderar på inför en förändring: Vill jag, kan jag, vågar jag?
– Det handlar om att få en balans i vad ledningen vill och vad medarbetaren vill. Om cheferna inte lyckas med det får de motarbetare istället för medarbetare.
Har jag lärt mig något nytt idag?
Chefer behöver ställa sig frågan om de klarar av att stötta folk som är i förlorarfällan. De kan också försöka ta ansvar för att skapa utrymme för kommunikation. Som individ bör man fråga sig hur man hanterar förändringar.
– Individen måste själv ta ansvar för sin förändringsbenägenhet, det kan inte arbetsgivaren göra åt dig.
Som medarbetare kan man försöka förhålla sig nyfiken och villig att ta till sig mer kunskap.
– Ju mer kunskap vi har desto lättare har vi att acceptera förändringar, se dem, känna igen dem, vara trygga med dem.
Ny kunskap ger fler impulser får hjärnan och då bygger vi efterhand fler tjocka länkar. Ju mer hjärnan har att känna igen desto lättare att göra nya associationer och att hantera förändringar. Att vara nyfiken ger hjärnan nya impulser och därmed nya länkar.
– Det är bra att ställa sig frågan vad du är nyfiken på i din vardag som gör att du fyller på. Du kan fråga dig själv varje kväll vad du lärt dig idag. Har du inte kunnat svara något på flera dagar är det ett tecken på att du bara odlar gamla mönster.
PO menar att det handlar om att som medarbetare våga ta ett tankesprång. Testa nya tankar och prata med andra. Du kan testa hur förändringsbenägen du är genom att kolla hur många tankar du tänker innan du kommer fram till ditt svar. Om du för det mesta bara tänkt en tanke är det ett tecken på att du kan behöva utmana dina gamla mönster.
– Tänk en gång till, prova tanken igen. Förändringsarbete handlar ju om att våga vara nyfiken. När du övar dig på att tänka nytt och se nya perspektiv hjälper du din hjärna att känna sig trygg.